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商务接待流程的规范步骤

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-06-19  来源:推销员门户  浏览次数:13
核心提示:商务接待礼仪正在成为现代公司迅速发展的重要组成部分之一。要建立成功的客户往来,掌握与学习商务接待礼仪流程是必不可少的。在
     商务接待礼仪正在成为现代公司迅速发展的重要组成部分之一。要建立成功的客户往来,掌握与学习商务接待礼仪流程是必不可少的。在此,本编就为大家详细地讲述商务接待的流程细节安排以及商务接待工作中必须的礼仪文化知识,让接待流程化渗透到每一位商务工作人心中。
 
    商务接待礼仪流程一:接待前充分准备
 
    1、了解客户基本情况
 
    商务接待第一步首先是了解客户的基本情况,包括客户的单位、姓名、性别、民族、职业、职务、级别及所到访的具体人数;还有一些细节问题比如:到访的具体日期、时间、地点等。
 
    2、确定迎送规格
 
    根据客户的具体情况确定具体的接待规格。
 
    3、布置接待环节
 
    在规定标准的范围内,安排接待工作用车、客户用车、客户餐饮住宿等。
 
    4、商务接待人员选择
 
    挑选好接待人员,根据接待人员工作的能力具体安排到接待工作中的各个环节中。
 
    商务接待礼仪流程二:接待中服务工作
 
    商务接待服务工作是商务接待过程的中心环节,是直接面对面的服务接待过程。在这个过程当中,要按照接待方案的要求组织实施,认真负责,一丝不苟,完成每一个接待服务事项。同时,要根据随时变化的情况,适时的修正原方案,组织实施。
 
    商务接待服务要求接待人员特别是负责人,要掌握全局,善于协调和沟通;要求真务实,善于随机应变;要及时向上级领导请示汇报,善于整合各方面的力量,同心同德,完成好接待任务。
 
    1、客户迎接和食宿安排
 
    提前到达指定的地点迎接客户,如果领导和有关部门去机场、车站、码头迎接客户,要确定并事前通报集合时间、地点、乘车安排和出发时间。
 
    帮助客户与机场或车站联系签票、领取行李。
 
    按照接待方针和接待方案,到达下榻或就餐的宾馆招待所,实施迎宾接待礼仪。
 
    客户到住地后,安排人员分送行李,并将《接待手册》(内容包括住房安排,活动日程及乘车安排,就餐时间、地点以及有关注意事项等)发给客户。
 
    2、宴请
 
    陪餐领导先到达宴会地点:掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知宾馆;
 
    精心编制宴会菜单,做好宴会设计:摆放席位卡,并核对确认。接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务;
 
    严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢:接待人员人员主动引导客户入席、离席。
 
    3、商务会见、会谈安排
 
    明确商务工作会见的基本情况,会见(谈)人的姓名、职务、人数、会见(谈)目的、会见(谈)什么人,以及会见(谈)的性质。
 
    有关人员和部门应做好以下准备:
 
    提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备;
 
    确定会见(谈)时间,安排好会见(谈)场地、座位;
 
    确定记录员,如需翻译、摄影、新闻报道,要事先确定翻译员、摄影师并通知采访记者;
 
    商务接待人员先在门口迎接客户,客户进入会议室后,我方人员应立即起身表示欢迎;
 
    如果需要会谈双方合影,安排在宾主握手后,合影再入座。
 
    4、商务参观考察安排
 
    参观考察的各项准备工作必须提前做好,包括出行的物资、车辆;
 
    提前筒子安排领导和随行陪同人员;
 
    宾客在外的相关服务工作和联络协调工作认真负责;
 
    协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理;
 
    旅行途中适时向客户介绍沿途的一些基本情况。
 
    5、商务休闲娱乐
 
    征求客户意见根据客户的喜爱和习惯安排活动项目。
 
    安排活动场地、确定活动时间。
 
    安排电影、健身、体育等娱乐活动,举办文艺晚会,接待之前应做好相关准备工作。
 
    根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度。
 
    商务接待礼仪流程三:接待后期工作
 
    商务接待后期工作主要指接待工作结束后的欢送工作和经验总结。
 
    1、欢送来访客户
 
    欢送是整个接待过程最后服务,要认真对待,给客户留下难忘的美好印象。
 
    核实客户离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化,以及飞机(火车)停靠的情况。
 
    按照接待方针和接待方案,设计和实施欢送礼仪。
 
    为了表示隆重,参加接待服务的人员在客户住地列队欢送。
 
    欢送人员目送客户所乘飞机、火车启动后再返回。
 
    2、扫尾工作
 
    主要包括清理房间、接待费用结算和资料汇总归档等。
 
    3、总结经验
 
    每次接待任务完成后,要及时、认真进行总结。肯定成绩,找出差距,对有突出贡献的单位和个人进行表彰。通过进行总结经验教训,深化对接待工作规律的认识,促进接待工作水平不断提高。
 

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